为了规范秘书室的客户接待工作，提高接待客户质量，特制定本制度。

一、收到客户行程
1、秘书室收到香港市场部的《客户访厦消息》后，应及时将其转发给各部门（综合制造部、模具塑胶厂、QA部、总办、行政部/车队及与其它相关部门）；
2、如客户要求预订酒店，应根据客户要求提前订好酒店，并将酒店的地址、电话、价格或酒店确认函等信息传达给客户；
3、由总经理或其它人员口头通知之客户行程，秘书室应及时通知相关部门（综合制造部、模具塑胶厂、QA部、总办、行政部/车队及与其它相关部门）；

二、客户到达前的准备
1、要与香港市场部落实客户之国籍，并通知行政部正确升旗；
2、要与香港市场部或相关人员落实客户的身份，确定接待之标准；
2.1如属其它部门接待之客户，应告知相关部门，并做好相关协助工作；
2.2如属秘书室接待之客户，应落实如下事项：
2.2.1安排接机人员和车辆，提前打好接机牌；
2.2.2提前打好幻灯片，交给总台放置于一楼会议室；
2.2.3根据客户抵厦时间，落实就餐地点和陪同人员；（注：就餐地点要预订，陪同人员必须提前通知）
2.2.4根据客户及就餐人员，应提前与车队落实所需车辆；
2.2.5根据需要，提前申请好招待费用（现金）；
2.2.6如有需要，通知行政部提前准备水果及饮料；
3、要与各相关部门落实之工作：
3.1计调要提前做好生产计划，并提交总经理审阅；
3.2行政部门要做好各楼层和园区的清洁、会议室的整理、空调和幻灯机的开放等；

三、客户到达后
1、接机人员送客户到酒店登记入住，并与客户约定往公司之时间后，要及时电话通知公司相关人员做好迎接准备；
2、按照客户要求，召集相关人员与会；
3、送客户回酒店时，应与客户确认下一次接客户的时间；
4根据实际情况，每天均要与车队落实车辆使用情况，并要提前通知司机备车之时间。如临时有变动，应及时通知车队或司机；