[导读] 本文分析了办公自动化过程中涉密电子文档面临的各种泄密隐患，并有针对性地提出了使用专业的文件加密软件对涉密文档进行加密的方法。

涉密电子文档泄密存在的安全隐患,通过对近几年来，对企业涉密文档泄密情况的调查，发现目前涉密电子文档的泄密主要存在于以下几种方式。

1、存储介质在存储涉密信息后难以清除

存储介质一旦存储涉密信息，即使是通过删除文件、格式化存储介质等措施，也很难彻底清除涉密信息。

2、移动存储介质丢失造成涉密信息泄露

对于移动存储介质，如果在存储秘密信息时不采取数据加密措施，一旦存储介质丢失，很容易造成秘密数据泄露。

3、电子信息易被拷贝

如果对存储在各种载体中的涉密电子信息的流转过程不加以控制，就会导致秘密信息通过多种渠道被拷贝，由此导致秘密数据泄露。

4、存储介质存储文件混乱带来的隐患

在存储文档时，如果文档不按照公开、秘密、机密、绝密等密级进行有效划分，而是混乱存储，就会造成涉密信息通过移动介质带入非涉密系统，导致秘密信息泄露。此外，存储秘密信息的移动存储介质一旦在连接互联网的电脑上使用，就很有可能被隐藏在电脑中的木马把秘密信息秘密拷贝到电脑中。

文件加密软件如何保障涉密文档安全, 绿盾文件加密软件的主要功能：

1、文件加密模块 
图纸文件加密模块是防止电子图纸由于单位内部员工泄露而开发的内核驱动层加密系统。在不影响员工对电脑任何正常操作的前提下，图纸文件在复制、新建、修改时被系统强制自动加密。加密的图纸文件只能在单位内部电脑上正常使用，一旦脱离内部网络环境，在外部电脑上使用是乱码或无法打开。图纸文件只有被管理员解密之后，带出单位后才能正常使用。

2、文件外发控制模块
因业务需要，企事业单位经常会碰到需将一些重要的电子文档发给客户或者合作伙伴的情况，可要将文件外发，就必须对原有的图纸加密，一旦解密发出去，就意味着单位的这些重要图纸文件将不再受到控制，这些图纸文件如果被窃取或者无序传播，可能会对单位造成巨大的损失，核心资料面临着被外泄的可能。
文件外发控制针对文件解密后在外部泄露的可能而提供对应解决方案，当需要外发单位内部文档时，只需进行外发申请后经单位高管审核确认即可明文外发，同时对外发文件还能设置打开的次数、使用有效期、是否在指定电脑上打开等，有效防止外发文档的二次扩散。

3、打印内容监控
对打印行为进行监控，完整且真实的记录打印信息，并提供丰富的日志和报表，让管理者对打印资源进行有效察看和管控，杜绝打印泄密的发生！打印清单：客户端所有打印任务生成打印日志，包括机器名称、文件名称、打印时间、页数、份数等信息。打印日志保存在服务器数据里，管理员随时可以按时间、按机器进行调阅。打印截图：客户端在打印过程中，系统自动将打印内容截图生成文件，保存在系统中供管理员随时调阅。打印权限：可授权不同的机器及用户是否具有打印权限，还可以针对应用程序设置打印权限，比如某个机器WORD允许打印，而CAD则禁止打印。

4、U盘认证管理模块
现阶段，U盘使用灵活、携带方便，迅速得到普及，而且其储存容量也越来越大，体积越来越小越来越隐蔽难于管理。在U盘带来使用便利性的同时，U盘也带来了机密资料外泄、木马病毒传播等严重隐患，并造成了许多后果极其严重的危害。为了规范企事业内部U盘的管理与使用，绿盾推出U盘认证功能，有效的规范内部U盘的使用。

5、文件管理控制模块
目前80%以上的信息都是以电子文档的形式创建、编辑和存储的；对于管理者来说，每个员工的文档、工作内容以及客户信息等资料，都是宝贵资源，都需要进行有效的归档与管理。文档的丢失、无意间的删除造成严重损失，也影响了单位内部员工的工作效率。所有工作需要的信息文档都上传到服务器，形成工作过程的记录，即使有员工流动，也可以最大限度地保持工作的延续性，保证工作交接的规范。